Gestion des contrats & renouvellements
Le problème : des renouvellements automatiques que personne ne vérifie
Les contrats logiciels se renouvellent silencieusement. Le prix augmente légèrement chaque année, les conditions évoluent, les licences d’anciens collaborateurs restent actives. Et à un moment donné, le contrat est prolongé d’un an sans que personne ne s’en aperçoive.
Dans les organisations Enterprise avec des centaines de contrats logiciels, c’est la norme et non l’exception. Cela coûte de l’argent chaque mois et engendre des risques de conformité qui ne sont détectés qu’en cas d’audit.
Notre approche : une vue d’ensemble, une alerte proactive
La gestion de contrats chez SoftVaro n’est ni un outil ni un tableau de bord. C’est un point de contact fixe qui surveille votre portefeuille contractuel, suit les dates de renouvellement et tire la sonnette d’alarme à temps, bien avant la date limite où vous avez encore une marge de négociation.
Que comprend la gestion des contrats ?
Ce que comprend la gestion des contrats SoftVaro, pratique et sans surcharge.
Vue d'ensemble des contrats
Vue centralisée de tous vos contrats logiciels : durées, prix, nombre de licences et dates critiques. Toujours à jour.
Alertes proactives
Nous tirons la sonnette d’alarme autour de chaque date limite de renouvellement. Pas 2 semaines avant, mais entre trois et six mois.
Suivi de l’évolution des prix
Cartographie des augmentations annuelles des prix. Nous détectons des tendances que vous manqueriez avec des contrats individuels.
Utilisation des licences
Nous discutons avec vous pour vérifier si les licences payées sont réellement utilisées. Les licences inutilisées représentent une économie directe.
Négociation du renouvellement
Chaque renouvellement est un moment de négociation. Nous préparons et menons ces négociations si vous le souhaitez.
Point de contact fixe
Un seul interlocuteur pour vos contrats logiciels. Pas de ticket à gérer vous-même.
Voici à quoi ressemble le processus de renouvellement
Premier contrôle
Le renouvellement approche. Nous passons en revue le contrat de licence sur la base de données de référence. Vous recevez une recommandation concrète.
Choix stratégique
Définition de la stratégie : renouveler avec des conditions améliorées, migrer vers une alternative, ou réduire ? Le choix vous appartient, avec nos conseils en appui.
Négociation
Au besoin, nous lançons la négociation avec l’éditeur logiciel. Sur la base de données de référence et de l’analyse interne, nous obtenons des conditions plus avantageuses.
Clôture
Contrat signé, conditions documentées, portefeuille mis à jour. Vous signez, nous veillons à ce que tout soit correct.
Suivi
Un nouveau cycle commence. Nous continuons à échanger avec vous sur l’utilisation et suivons l’évolution des prix et les données contractuelles. En route vers le prochain renouvellement.
Pourquoi c’est important
le moment idéal pour commencer avant un renouvellement
augmentation annuelle moyenne des prix par les éditeurs logiciels
économies réalisées chez nos clients
Questions fréquentes
Dois-je acquérir un outil ?
Non. Nous utilisons notre propre système pour gérer votre portefeuille. Vous recevez un rapport clair, sans avoir à transférer des données ni à déployer un outil.
Combien de temps cela nous prend-il ?
Le démarrage nécessite une séance de lancement d’environ 2 heures pendant laquelle nous passons ensemble vos contrats existants en revue. Par la suite, votre investissement en temps se limite aux décisions lors des renouvellements, en moyenne 1 à 2 heures par contrat par an.
Quels contrats SoftVaro gère-t-il ?
Tous les contrats logiciels sur lesquels vous souhaitez garder la maîtrise. Cela peut commencer par 5 contrats critiques et s’étendre à l’ensemble de votre portefeuille. Commencer petit et élargir est toujours possible.
Comment SoftVaro est-il rémunéré ?
Nous commençons petit. Pour votre première demande ou renouvellement, nous convenons à l’avance, de manière transparente, de la rémunération de SoftVaro. Vous savez donc dès le départ à quoi vous attendre, sans engagement pour la suite. Si la collaboration vous convient et se développe, nous établissons ensemble des accords adaptés à la taille de votre portefeuille, comme un contrat annuel ou un accord-cadre.
Puis-je commencer avec un seul contrat ?
Absolument. De nombreuses organisations nous sollicitent pour un contrat précis qui coûte beaucoup ou arrive à échéance prochainement. Si cela vous convient, nous étendons la collaboration.
Chaque collaboration commence par une demande.
Un devis pour votre renouvellement ou un nouveau besoin logiciel. Ou une analyse d’un devis que vous avez déjà. Dès votre première demande, vous bénéficiez de la même démarche que nos clients Enterprise : un interlocuteur fixe, un retour sous 24 heures et l’engagement total de notre réseau. Confidentiel et sous NDA.